לנהל את המשימות שלך ולא ההיפך.
תדמייני שהייתי מודיעה לך שמעתה את פוגשת את הילדים שלך או את בן הזוג שלך רק שעה בשבוע.
יום רביעי, ב17:00. שרייני יומנך.
אל תצחקי. תחשבי על זה רגע. איך את מרגישה?
מה זאת אומרת “זה כלום”?
את עצמך את פוגשת שעה בשבוע? כל שבוע?
לא, לא בזמן קיפול הכביסה. או כשאת בקורס.
שעה נטו שממלאת אותך.
יכול להיות שכרגע זה נראה לך בלתי אפשרי כשאין לך דקה לנשום, השאלה היא לא מתי יהיה לך זמן אלא
האם את מוכנה לתת לעצמך זמן?
אנחנו חיות בתקופה בה לרובנו יש יותר משימות משעות ביממה.
כל כך הרבה פעמים אמרתי לעצמי שאני חייבת עוד שעה ביום וכל כך מעט פעמים
עצרתי להבין שאני חייבת 10 משימות פחות.
הלוואי שהייתי יכולה לתת לכן את השעה ה- 25.
עד אז בואו נראה איך את המשימות שלנו אנחנו יכולות לנהל טוב יותר כדי לפנות לעצמנו זמן.
אקדים ואומר- אני מהאסכולה הטכנולוגית.
את כל המשימות והלו”ז שלי אני מנהלת בגוגל קאלנדר.
זה זמין, זה מיידי ובעיקר זה גורם למשימות שצצות לי בראש לרדת
מיד ליומן במקום להטריד אותי (או להשכח..).
הטלפון שלי איתי בכל מקום מה שמאפשר לי ברגע שצצה משימה-
מיד להכניס אותה לקאלנדר. אני לא מסתדרת עם ניירות
ורשימות שאני צריכה לזכור לתחזק.
אבל את את – ואת תצטרכי למצוא את השיטה שהכי טובה לך.
בחזרה לרגע הזה שצצה משימה. עוד אחת. זה יכול להיות מייל שמזכיר לך על תשלום חשבונות,
תחפושות שצריך לקנות או הרגע הזה שאת מבלה עם חברות ונזכרת שלא הזמנת חופשה בשבועות.
לרגע הזה אני קוראת “הזמן טאסק” ומיד מורידה את מה שכרגע מטריד
אותי מהראש לגוגל קאלנדר.
רגע מה? משימה בקאלנדר? כן כן כן! קחי רגע את הטלפון שלך, או גשי למחשב,
תפתחי את היומן ושם בפלוס, איפה שאת רגילה להכניס פגישה
חדשה, מסתתר לו כפתור הקסם- task. בלחיצה עליו את מכניסה ליומן שלך משימה חדשה.
מה ההבדל בין משימה לפגישה?
בפגישה יש משמעות לזמן ובדרך כלל מעורב בה גורם נוסף
(לדוגמא- “רביעי בעשר בבוקר תור לרופא”, “שני ב9 בבוקר שיחת חתך עם ליאור”).
אם פגישה נקבעה ליום שני ולא התקיימה – היא לא תעבור בעצמה ליום אחר.
כשאנחנו בטעות מכניסות משימות כפגישות ליומן
(שלישי ב8 בבוקר קובעת ביומן פגישה “להפקיד צ’ק”) ואז שוכחות,
מדלגות או סתם מפספסות את זה – הפגישה לא עוברת הלאה ולא תהיה מול העיניים שלי.
וכאן הקסם של טאסק. המשימות עוברות אוטומטית ליום הבא כל עוד
לא סימנת על המשימה שהיא הושלמה.
אין התחייבות גדולה יותר לביצוע משימה מלדאוג לזה שהיא לא תעלם,
לא בראש שלך, לא על דף ולא בפגישות שעבר זמנן.
היא כאן, כי התחייבת אליה, עד שתבצעי אותה.
שניה אבל איך כל זה עוזר לי לפנות זמן לעצמי?
ניהול משימות הפכה להיות משימה בפניה עצמו. קבוצות וואטסאפ לתיאומים,
רשימות, תזכורות, תזכורות לתזכורות.
פתקים, יומנים, לוחות- הרשת מלאה בהמלצות ואסכולות בנושא.
מה שברור זה שכולנו מנהלות פרוייקטים ולכן אנחנו צריכות למצוא
את הכלים שיעבדו ויתאימו לנו.
כשהניהול עצמו יהיה לנו יותר קל ויעיל נרוויח לעצמנו זמן שהיום אנחנו מבזבזות
על חוסר יעילות (עובדות עם יותר מדי רשימות ביותר מדי מקומות) או
על טיפול במשברים (דברים שנפלו בין הכסאות, משהו שלא קנינו כשכבר
היינו בקניון כי לא הכנו רשימה ועכשיו אנחנו צריכות לחזור לשם).
ואת? איך את אוהבת לנהל את המשימות שלך?
מפנה לי זמן לקרוא את התגובות שלכן!
מור
